Case · Sistema sob medida

Instituto Melvin: a operação acadêmica inteira em um ERP próprio

Sistema web sob medida para concentrar matrículas, alunos, voluntários, frequência e doações do Instituto Social Melvin em uma única operação — respeitando as regras específicas de um projeto socioeducacional.

Contexto

O Instituto Social Melvin é uma instituição socioeducacional que atende crianças e adolescentes e mobiliza uma rede de voluntários, embaixadores e doadores em torno do projeto.

A operação envolve frentes que normalmente vivem em planilhas e cadernos separados: matrícula e acompanhamento de alunos, escala e dados de voluntários, controle de presença, campanha de doações e distribuição de cestas. Cada frente com regras próprias, e nenhuma conversando com a outra.

O problema

Sem um sistema central, a coordenação gastava tempo consolidando informação à mão e não tinha uma visão única da operação. Alguns gargalos concretos:

• Matrícula e histórico de aluno espalhados entre arquivos e pessoas.
• Controle de frequência feito no papel, difícil de auditar e somar.
• Dados de voluntários sem cadastro padronizado nem controle de acesso.
• Doações e campanhas sem registro integrado ao resto da operação.
• Quem podia ver ou editar o quê dependia de combinação informal, não de regra do sistema.

A solução

Um ERP web sob medida, construído módulo a módulo a partir das regras reais do instituto. Dezessete módulos em produção, entre eles:

• Autenticação & RBAC dinâmico — perfis e permissões configuráveis pela própria coordenação, sem depender de desenvolvedor.
• Gestão de discentes — matrícula, ficha do aluno e acompanhamento em um só lugar.
• Gestão de voluntários — cadastro padronizado, dados e vínculo com a operação.
• Frequência (ponto eletrônico) — presença registrada no sistema, pronta para relatório.
• Amigos do Melvin — doações recorrentes online integradas à gestão financeira (Stripe + webhooks).
• Cestas, embaixadores e avisos — solicitação, triagem e comunicação num fluxo só.
• Ocorrências técnicas — registro e tratamento de incidentes da operação.
• Relatórios e rendimento — números da operação consolidados para a coordenação.

O produto em uso

Resultados

Métricas quantitativas de impacto (horas administrativas economizadas, volume de matrículas e usuários ativos) estão em levantamento com o cliente e serão publicadas após validação.

Engenharia

Depoimento

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